Чтобы подготовить документы к архиву, сначала составьте перечень того, что компания создала и получила за выбранный период, затем сверьте его с номенклатурой дел и сроками хранения. Отдельно проверьте кадровые документы, приказы, договоры и электронные файлы: для каждой группы нужны понятное название, ответственный и место хранения. В статье — рабочая последовательность для небольшой компании и вопросы, которые стоит уточнить до передачи документов в архив.
Что изменилось в правилах работы архивов в Беларуси?
В проверяемой публикации сообщается, что с 18 сентября 2026 года действуют новые правила работы архивов, утверждённые постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 21 августа 2026 г. № 46. В описании указаны формирование, учёт, хранение, использование и передача управленческой, научно-технической и кадровой документации, в том числе в электронном виде. Публикация также отмечает, что требования распространяются на государственные органы и иные организации.
Эти сведения помогают понять, какие процессы затрагивает документ, но сами по себе не отвечают, какие именно дела конкретная компания обязана передать и когда. Перед подготовкой проверьте действующий текст правил и выясните, применимы ли к вашей организации специальные требования. Краткий разбор новых правил для малого бизнеса можно открыть в материале о подготовке к работе архивов с 18 сентября 2026 года.
Не начинайте с массового сканирования или переноса файлов. Сначала определите состав документов и порядок их хранения: без этого компания рискует потратить время на материалы, которые не относятся к архивному комплекту, и упустить важные дела.
Как составить перечень документов для проверки?
Назначьте одного координатора и попросите руководителей направлений перечислить документы, которые они создают, получают или хранят. В небольшой компании эту работу часто удобнее вести в одной таблице. Отделите документы по функциям и темам, например кадровые, договорные, бухгалтерские, административные и технические.
Для каждой группы зафиксируйте:
- название дела или категории документов;
- подразделение или сотрудника, который отвечает за комплект;
- период, к которому относятся документы;
- формат и место хранения: бумажная папка, общая папка или система документооборота;
- есть ли подлинники, приложения и связанные файлы.
Сверьте получившийся перечень с принятой в компании номенклатурой дел. Если документация ведётся без неё, сначала сгруппируйте материалы по функциям и уточните, как организация должна оформить номенклатуру по применимым правилам. Не присваивайте документам срок хранения на глаз: срок нужно проверять по действующим требованиям и виду документа.
Что проверить в бумажных и электронных делах?
В бумажном комплекте проверьте, что документы относятся к одному делу и периоду, листы читаются, а приложения не хранятся отдельно от основного документа. Кадровые приказы выделите в отдельные группы по содержанию и храните подлинники в кадровой службе. В справочном материале об архивной работе отдельно отмечено, что при больших объёмах приказы по личному составу целесообразно группировать по разным сторонам деятельности, например приёму, увольнению и командировкам.
У электронных документов проверьте не только наличие файла. Уточните, открывается ли он, понятно ли его название без пояснений, доступны ли приложения и известна ли актуальная версия. Если файл лежит в общей папке, зафиксируйте, кто отвечает за комплект и кто имеет право его менять. Практические правила систематизации рабочих материалов связаны с тем, как компания организует поиск по рабочим документам.
Для передачи между сотрудниками добавьте короткую опись: что входит в папку, за какой период она создана, где лежат связанные электронные файлы и кто отвечает за дальнейшие действия. Такой список помогает сохранить контекст, если сотрудник сменил должность или ушёл из компании. Подход к передаче накопленных рабочих знаний подробнее разобран в материале о передаче знаний без отдельного наставника.
Какие ошибки мешают подготовить документы?
- Собирать всё подряд без сверки с номенклатурой и сроками хранения.
- Смешивать кадровые документы с договорами и административными материалами в одной папке.
- Оставлять электронные файлы без владельца, понятного названия и связи с приложениями.
- Удалять черновики и дубликаты до того, как ответственный проверит состав дела.
- Считать скан полной заменой бумажного документа, не проверив требования к конкретному виду материалов.
Перед удалением дублей или передачей дел согласуйте перечень с ответственным за архивную работу и при необходимости уточните порядок у специалиста по архивному делу. Это особенно полезно, если в компании накопились документы разных лет или часть материалов хранится у бывших сотрудников.
3 шага, которые можно сделать сегодня:
- Назначьте координатора и соберите у сотрудников список мест, где хранятся рабочие документы.
- Составьте таблицу категорий, периодов, форматов и ответственных, затем сверьте её с номенклатурой дел.
- Отметьте вопросы по срокам и порядку передачи и проверьте их по действующим правилам до перемещения или уничтожения документов.
